3 käytännön vinkkiä kiireisen elintarvikeprojektin hallintaan

Pk-elintarvikealan yrittäjän arki on usein kaikkea muuta kuin rauhallinen. Tuotanto, raaka-aineet, asiakkaat, viranomaisvaatimukset, markkinointi ja kaiken tämän keskellä pitäisi vielä ehtiä kehittää liiketoimintaa eteenpäin. Varsinaista renesanssiajan tekijän työtä!

Usein ongelma ei ole osaamisessa tai motivaation puutteessa, vaan siinä, että projektit ja aikataulut elävät jatkuvasti. Siksi pieni määrä suunnittelua voi tuoda yllättävän suuren helpotuksen arkeen.

Tässä kolme käytännön vinkkiä, jotka auttavat pitämään elintarvikeprojektit hallinnassa myös kiireen keskellä. Muista, että jo pelkkä tehtävälista auttaa.

Aloita maanantai aina analogisesti.

Kuppi hyvää juomaa ja lyhyitä tehtäväkuvauksia.

1. Tee viikkosuunnitelma tuotannolle

Viikkosuunnitelma ei tarkoita minuutilleen aikataulutettua kalenteria. Riittää, että hahmotat:

• mitä tällä viikolla on pakko saada tehtyä

• mitkä työvaiheet liittyvät toisiinsa

• mihin kohtaan viikkoa sijoittuvat tuotanto, pakkaus ja toimitukset

Kun kokonaisuus on näkyvissä, päätösten tekeminen helpottuu ja yllätykset eivät sotke koko viikkoa.

2. Käytä värikoodattua tehtävälistaa

Elintarvikeprojektit koostuvat monenlaisista tehtävistä: tuotantoa, paperitöitä, viestintää, suunnittelua. Kun kaikki ovat samanvärisiä yhdellä listalla, kokonaisuus puuroutuu helposti.

Värikoodaus auttaa hahmottamaan:

• mikä liittyy tuotantoon

• mikä vaatii keskittymistä

• mikä on nopea hoitaa pois alta

Yhdellä silmäyksellä näet, mihin aika oikeasti kuluu.

Jälleen: jo pelkkä tehtävälista auttaa enemmän kuin uskot. Kun yliviivat tehdyn asian, hengität jo kevyemmin.

3. Varaa päivittäinen ”projekti-ikkuna”

Yksi yleisimmistä haasteista on se, että projektit etenevät vain silloin, kun "jää aikaa" ja sitähän ei juuri koskaan jää.

Siksi suosittelen varaamaan kalenteriin päivittäisen vähintään viikottaisen projekti-ikkunan. Se voi olla 20–30 minuuttia, jolloin:

1. et vastaa puhelimeen

2. et tee tuotantoa

3. keskityt vain projektin etenemiseen

Pienikin säännöllinen hetki vie asioita eteenpäin yllättävän paljon.

Pieni suunnittelu on iso helpotus

Projektinhallinta ei ole byrokratiaa eikä ylimääräistä työtä. Parhaimmillaan se on tapa keventää arkea, vähentää stressiä ja vapauttaa aikaa siihen, missä olet parhaimmillasi.

Jos haluat lisää käytännön vinkkejä pk-elintarvikealan projekteihin, aikatauluihin ja kokonaisuuksien hallintaan, seuraa myös Instagram-tiliäni Ihan parasta.

Ja jos kaipaat apuja projektihallintaa tai suunta on muuten vain hukassa, autan myös siinä mielelläni.
Ota rohkeasti yhteyttä mirka@ihanparasta.com

Ei täydellisyyttä vaan toimivampaa arkea.